1. Pengertian arsip

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan  “Archivum”  yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata  tersebut ditulis  “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk  menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.  Menurut Bahasa Belanda yang dikatakan dengan  “Archief”  mempunyai arti (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin, 1985 : 3).

a.  Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

b.  Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.

c.  Bahan-bahan yang akan disimpulkan sebagai bahan pengingat.

1.1  Menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971, arsip adalah :

a.  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga  dan bahan-bahan pemerintahan dalam bentuk apapun, baik dalam  keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintah.

b.  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta  atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

Menurut petunjuk pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan PT. PLN (Persero) yang berdasarkan keputusan direksi PT. PLN (Persero) Nomor : 300.K/010/DIR/2004 tanggal 31 Desember 2004, arsip aktif

adalah :

Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.

Dari pengetian diatas dapat diartikan arsip aktif sebagai kumpulan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan tersebut dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka  pelaksanaan kegiatan pencatatan dokumen yang berguna untuk kelancaran dan kemajuan organisasi.

1.2. Fungsi Arsip

Yang dimaksud dengan arsip adalah warkat, gambar atau dalam bentuk yang lain yang disimpan sebagai bahan informasi pada saat diperlukan. Jadi warkat yang disimpan itu suatu ketika dikeluarkan dari tempat penyimpanan dan digunakan sebagai sunber informasi untuk  keperluan kegiatan yang sedang dilaksanakan (Mulyono, dkk, 1985 : 7).

Menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971 juga disebutkan bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu :   11

1.  Arsip Dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.

Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu :

a.  Arsip dinamis aktif

Adalah  arsip  dinamis  yang  masih  sering  dipergunakan  bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.

b.  Arsip dinamis inaktif

Adalah  arsip  dinamis  yang  frekuensi  kegunaannya  oleh  unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi.

2.  Arsip Statis

Adalah  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara  langsung  untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Sedangkan menurut Drs. Anhar dalam buku Kearsipan (SMK) Kelompok Bisnis dan Manajemen (Setiawan dan Madiana, 1999:38) mengatakan bahwa fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan dalam bidang kearsipan, yaitu :

1.  Sebagai alat penyimpan warkat.   12

2.  Sebagai alat bantu perpustakaan.

3.  Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.

4.  Kearsipan berarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut dibutuhkan.

1.3. Jenis Arsip

Sesuai dengan perkembangan teknologi dan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film, dan media komputer. Karena itu sekarang terdapat dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan

perundang-undangan, yaitu menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971 adalah :

a. Arsip Otentik

Yaitu arsip yang diantaranya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

b. Arsip Tidak Otentik Yaitu   arsip   diatasnya   tidak  terdapat  tanda   tangan   asli   dengan   tinta.

Arsip ini berupa fotokopi, film, microfilm, keluaran (out put/ print

out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.(Amsyah, 1992 : 3-4).

Sedangkan menurut Setiawan dan Madiana dalam buku kearsipan (SMK) Kelompok Bisnis dan Manajemen (1999 : 46-47) mengatakan bahwa jenis-jenis arsip dapat dibedakan dari beberapa

segi yaitu :

1.  Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Arsip Pemerintah, misalnya dibedakan menjadi:

a.  Arsip Nasional di Ibukota Republuk Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

b.  Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Ibukota Jakarta) yang selanjutnya

disebut Arsip Nasional Daerah.

2.  Arsip Primer dan Arsip Sekunder.

Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, arsip ini bukan arsip tindasan, bukan karbon kopinya, bukan salinan atau bukan mikrofilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi, salinan, atau mikrofilmnya.

3.  Arsip Sentral dan Arsip Unit

Arsip  sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip, atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Sedangkan arsip  unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya, atau arsip yang disimpan di setiap

bagian atau unit dalam suatu organisasi/instansi. Arsip  Sentral disebut juga arsip umum, karena arsip ini merupakan arsip gabungan atau kumpulan arsip dari berbagai unit. Sedangkan arsip  unit disebut arsip khusus, karena hanya khusus terbatas pada suatu bagian tertentu.

4.  Makro dan  Mikroarsip

Makroarsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan di tempat yang luas dan terpusat. Sedangkan mikroarsip artinya arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit organisasi/instansi.

5.  Arsip Statis dan Arsip Dinamis

6.  Arsip Abadi dan Arsip tidak Abadi

Arsip Abadi yaitu arsip yang kegunaannya berlangsung lama dan abadi, seperti arsip sejarah. Sedangkan arsip tidak abadi yakni arsip yang kegunaannya hanya sementara, atau hanya pada saat itu.

1.4.  Asas Tatalaksana Kearsipan

Menurut Sulatsa Mulyono dan kawan-kawan (1985:32-33) mengatakan bahwa dalam penyelenggaraan penyimpanan kearsipan dikenal adanya asas penyimpanan. Asas penyimpanan itu meliputi asas sentralisasi dan asas desentralisasi.

Asas sentralisasi adalah asas penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi suatu  arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Jadi tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. Dengan kata lain setiap ada surat baik surat masuk atau surat keluar yang sudah selesai diproses akan disimpat di tempat tersendiri

yang disebut Sentral Arsip. Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efektif dan efisien bila dilaksanakan pada kantor kecil. Kelebihan menggunakan asas sentralisasi :

a.  Ruang  dan peralatan arsip dapat dihemat dan petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

b.   Kantor hanya menyaiapakan satu arsip dan duplikatnya dapat dimusnahkan.

Kekurangan menggunakan asas sentralisasi :

a.  Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan dua system penyimpanan yang seragam.

b.  Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

Tujuan penggunaan asas sentralisasi yaitu ;

a.  Mempermudah penyelenggaraan penyeragaman prosedur dan peralatan

b.  Tenaga yang menangani dapat dikembangkan usahanya sehingga dapat memenuhi persyaratan yang dibutuhkan

c.  Penyimpanan atau kekeliruan yang dilakuakan dapat dicegah seminimal mungkin karena adanya saluran tunggal

d.  Pengawasan dapat dilakukan secara langsung dan akan lebih efektif. Asas desentralisasi adalah asas penyimpanan arsip bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Unit organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, system penyelenggaraan secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Semua kegiatan kearsipan dilaksanakan untuk unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.

Kelebihan menggunakan asas desentralisasi :

a.  Pengelolaan arsip dapat dilaksanakan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.

b.  Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.   Kekurangan menggunakan asas desentralisasi :

a.  Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

b.  Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip sisetiap unit kerja, sehingga penghematan sukar dijalanka.

Tujuan penggunaan asas desentralisasi yaitu :

a.  Dengan kegiatan yang berbeda-beda pada masing-masing unit kerja dimungkinkan sistem kearsipan di masing-masing unit dapat menyesuaikan diri sesuai dengan kebutuhannya.

b.  Pengurusan arsip lebih cepat dilakukan apabila sewaktu-waktu diperlukan karena lokasinya tidak terlalu jauh dari penyimpanan arsip.

c.  Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan tepat karena langsung dihubungkan dengan kebutuhan kegiatan pada masing-masing unitnya.

1.5. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapatdiciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat diketemukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap (Caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka :

1.  Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama (sering disebut sistem abjad), sistem-geografis, dan sistem- subjek.

2.  Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik (sistem-subjek dengan kode nomor). Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad (sistem-nama), sistem-

numerik, sistem-geografis, dan sistem-subjek.(Amsyah, 1992:71).

Menurut (The Liang Gie, 1983 :219-220) mengatakan bahwa aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip. Dalam hal ini sistem penyimpanan arsip dapat di bedakan menjadi lima macam yaitu :

a.  Sistem abjad

Adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langsung dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukkan.

b.  Sistem pokok soal

Adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut urutan yang dimuat, dalam tiap-tiap arsip bersangkutan. Isi arsip sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan dan pokok surat  atau subjek. Misal, surat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”.

c.  Sistem geografis

Adalah  sistem  penyimpanan  arsip  yang  didasarkan  pada pengelompokan menurut nama tempat (wilayah). Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi.

d.  Sistem nomor

Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/nama badan atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan selamanya tetap sama dan tidak pernah berubah.

e.  Sistem tanggal

Adalah  sistem  penyimpanan  arsip menurut  urut-urutan  tanggal  yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dapat dipakai bagi arsip yang harus memperhatikan sesutu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan. Pengklasifikasian sistem penyimpanan ini dilakukan agar pegawai kearsipan dapat dengan mudah dan cepat dalam melakukan pekerjaan penyimpanan arsip dan juga dalam penemuan kembali arsip yang akan diperlukan.

1.6.  Sistem Peminjaman Arsip

Menurut buku pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan (TLSK) sistem peminjaman arsip adalah pejabat atau pegawai yang dapat meminjam arsip merupakan pejabat atau pegawai yang telah mendapat persetujuan pimpinan unit kearsipan, dengan ketentuan sebagai berikut :

a.  Peminjaman arsip yang diberikan kepada pejabat atau pegawai yang dianggap berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan.

b.  Peminjam arsip dengan menggunakan surat atau nota dinas dan mengisi formulir peminjaman arsip.

c.  Peminjaman arsip tidak diberikan membbuat salinan (fotokopi), kecuali mendapat ijin dari pimpinan unit kearsipan.

d.  Peminjam arsip sangat rahasia atau  rahasia hanya dapat diberikan dalam sampul tertutup.

Menurut  Sularso Mulyono  dan  kawan-kawan  dalam  buku  Dasar-dasar Kearsipan mengatakan bahwa meminjam arsip berarti ingin menggunakan arsip yang telah disimpan untuk digunakan suatu keperluan. Apabila terjadi peminjaman, maka terjadi pengeluaran arsip dari tempat simpanannya. Hal ini sama saja dengan pekerjaan pencarian kembali/ penemuan kembali suatu arsip. Peristiwa ini terjadi pada unit-unit pengelola arsip.

Peminjaman arsip mengisi formulir pinjam (baik yang berwujud lembaran atau kertas) atau out slip rangkap 3. Ketiga lembar out slip tersebut digunakan untuk :

1.  Lembar asli sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan ditempatkan       ditempat arsip tersebut diambil

2.  Lembar duplikat sebagai bukti peminjaman bagi unit pengelola arsip

3.  Lembar triplikat sebagai bukti meminjam arsip bagi yang bersangkutan. (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin, 1985 : 28).

Sistem peminjaman arsip semacam ini dilakukan agar apabila ada arsip yang dipinjam oleh salah satu pegawai hilang atau belum dikembalikan dapat dengan mudah dilacak atau diketemukan siapa yang meminjam. Selain itu juga dapat mengetahuai apakah arsip tersebut dipinjam atau tidak.

demikian sekilas tentang kearsipan, semoga membantu..”